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一、簡介

1.基本介紹

適用對象：有一定數量的檔案的組織，包括各種類型的檔案室、檔案館、人事管理檔案部門、國土、工商、建委、稅務、財政、各大中小教育院校、企業，也可以用于對圖書館的圖書管理。

產品簡介：系統全稱為檔案條碼管理系統（Integration Document Bar Code Manage System），是飛致創陽自主研發的、針對有一定數量檔案的組織，方便其管理物理檔案（即實物檔案）及電子化檔案的應用軟件，已經在北京市國土資源局及其下轄20個分局成功應用。軟件采用Browser（客戶端）/Server（服務器端）結構模式開發，界面簡潔，操作簡單，維護簡便。

支持碼制：系統默認支持的二維條碼碼制為QR Code條碼格式。

2.應用價值

我們都這樣管理檔案

出入庫：采用紙質或excel方式記錄，以便了解出入庫情況。

存放：業務不斷增長，歷史檔案隨之增加，建設超大物理空間用于存放檔案。

利用：借閱歸還采用紙質或excel方式記錄，以便規范管理。

管理：采用excel建立檔案列表，方便統計；采用人工方式對檔案進行清查核對。

電子化：為便于利用，將檔案全部掃描成圖像文件后，放到單位的服務器上，共享方式查看。

我們都知道問題所在

（1）存放

大量的業務，需要若干階段（幾個月、幾年甚至幾十年）才能完成。

為便于查找，需要將這些階段的檔案都放到一起，只好在擺放檔案時預留空位，導致存放空商更加緊張；

為節約空間，可以按檔案產生時間的順序存放，但查找時又非常不便；

大量過期檔案，既沒有多少保留價值，又不便隨意處理，真有點“食之無味、棄之可惜”。

（2）利用

借閱管理不足，紙質的借閱登記，一是查詢困難，二是對于很多快速查看者（看幾分鐘的），現實條件中紙質借閱登記形同虛設，三是對檔案控制困難，借出和歸還容易出現檔案缺失；

珍貴歷史檔案，頻繁的查看可能會形成破壞。

（3）管理

查詢統計時，每次通過excel進行，操作復雜且相對專業；

清查核對時，需要大量人工進行核對，此時紙質借閱登記的缺點暴露的清清楚楚：需要一卷卷核對到底是缺失了還是借出去了。

（4）電子化

電子化方便了我們的查看，解決了過期檔案的存放問題，這很好。但如何記錄何時何時人看過哪些檔案呢？如果有涉秘檔案，如何控制查看的權限呢？

利用該系統，我們可以做得更好

（1）出入庫

通過系統進行登記導入，可單個也可批量。

（2）存放

入庫時對檔案進行位置編碼，無論如何存放，都可以快速方便的查找定位；

利用飛陽rfid技術，可以實現對檔案的精確定位。

（3）利用

借閱管理電子化登記。

針對電子化檔案，實現遠程借閱、遠程審批、到期自動終止借閱；

針對實物檔案，利用飛陽rfid或二維條碼技術，無需人工輸入，借助掃描設備，輕松完成借閱及歸還登記；

充分利用電子化檔案，減少對珍貴檔案的破壞。

（4）管理

查詢方便，系統提供多種條件，可以方便組合；

統計簡單，設定好不同的統計條件，可以簡單快速的給出統計結果和明細；

清查核對，利用飛陽rfid或二維條碼技術，通過手持終端設備，快速完成對檔案的收集，通過與借閱登記信息進行比對，系統自動給出檔案清查核對的結果：哪些檔案丟失了、哪些檔案被借出不在庫了。

（5）電子化

采用完整的權限控制管理手段，可以將每一卷電子化檔案的查閱權限精確控制到對應的人、組織；

針對政府等機構，還可以分為內、外部人員的不同方式進行借閱，使公眾可以通過機構提供的查詢渠道（辦事大廳、互聯網）查閱關注的檔案。

3.架構設計

（1）明確技術標準，結構化數據設計，信息共享，數據整合

明確采用的技術標準，采用結構化設計數據存儲方式，基礎信息共享使用，整合數據流，做到有點有面。

（2）開放式體系架構

功能的可擴展性強，使用的可操作性強，維護的簡易便捷靈活。

（3）符合檔案管理業務特點的體系架構

適應檔案管理的業務流程的調整，通過工作流引擎實現流程重構和隨需變化。

（4）靈活、安全、嚴格的操作應用及維護

利用平臺的開放性，實現信息的多渠道共享，集中展現。為工作決策提供依據，提升工作效率。通過分級別、按功能模塊、部門、人員、具體數據的四級授權機制，實現權限控制的精確、高效管理。

（5）多層架構體系，分離系統的應用、數據運算、數據存儲

采用三層架構體系，將系統的應用、數據運算、數據存儲全部分離開，一方面實現系統的開放性，為其它系統或應用時共享數據提供接口，另一方面，為系統本身的應用提供了更多的可擴展性、可操作性。

4.技術標準

 “嚴密整體設計、把握核心需求、人性化界面設計、協同管理模式、全面動態配置”是我們的主體設計思想。

（1）開發標準規范

項目開發遵循ISO、GB 和行業標準、規范，即須遵循《GB8566-88計算機軟件開發規范》、《GB8567-88 計算機軟件產品開發文件編制指南》、《GB9385-88 計算機軟件需求說明編制指南》、《GB9386-88計算機軟件測試文件編制規范》等。

能夠支持多種網絡傳輸協議，方便有效地實現與各種系統連接和交換數據。

（2）使用技術標準

全面采用的微軟的技術平臺，開發該項目。其基本開發及運行環境如下：

開發語言：Asp、Asp.Net、JavaScript、HTML、SHTML

操作系統：WINDOWS 2000 SERVER或WINDOWS 2003 SERVER

數 據 庫：Access及SQL SERVER

應用服務：IIS5以上或客戶端直接調用

二次開發接口：開放源代碼、開放數據庫結構

（3）采用技術構架

以三層構架定向開發該項目，其第一層（即“用戶界面層”），采用http方式直接應用，界面層主要是微軟ASP、.net語言和HTML語言編寫；第二層（即“業務邏輯層”），采用組件化控件方式編寫的功能實現方式；第三層（即“數據層”），采用存儲過程實現程序對數據庫的數據操作、兩者之間的數據交互；同時，通過提供數據調用方式及自定義函數，為以后軟件系統功能擴展時的二次開發提供數據交互接口。

5.運行環境

iDCM系統運行所必須具備的基本運行環境包括服務器端軟硬件、客戶端軟硬件（可選），其配置具體如下：

（1）軟件（服務器端）

① 數據庫 SQL2000及以上；

② 操作系統 服務器 win2000 server 及以上；

③ 瀏覽器 IE 6.0及以上；

④ 備份工具 根據CEMC需要進行選配；

⑤ 機器名 不能帶“-”字符，不能是中文字符；

⑥ IP地址 不限定，最好靜態指定的獨立IP地址；

⑦ 專機專用 除辦公軟件外，建議最好不要裝其他應用軟件。

（2）軟件（客戶端）

① 操作系統 windows系列操作系統

② 瀏覽器 IE 6.0及以上；

③ 字處理 office系列；

（3）硬件（服務器端）

最好配單獨的服務器。

（4）硬件（客戶端）

普通PC機，性能越高越好，顯示器分辨率保證不低于1024×768。

以上配置由客戶自行準備。

在飛陽軟件系統的報價中，還包含以下硬件配置，具體如下：

（5）條碼掃描器（1臺）

設備名稱：FY-2520

技術參數：

全向掃描模式，能夠解讀所有標準一維條碼和PDF417、microPDF、Postal以及QR等二維條碼。

能夠清晰的掃描jpg、bmp、和tiff格式的圖像。

外殼結實可靠，考慮不同的操作環境。

目標鎖定精確，加快掃描速度。

支座自動探測功能,便于固定式掃描，考慮檔案清查使用。

接口方式：串口、鍵盤口和USB方式。

（6）條碼打印機（1臺）

設備名稱：S4231

技術參數：

打印速度：最快能達到每秒鐘５英寸以上。

處理器及內存：處理器為３２位，內存4M RAM / 2M FLASH。

支持一維和二維的條碼打印。支持串口、并口和USB打印方式。

二、功能介紹

1.功能簡介

系統分為三個部分，分別為：

協同辦公——協同辦公的基本功能  

檔案管理——檔案管理系統的全部功能

系統管理——系統用戶、權限及其它必要的管理及設置

以飛陽iOA為基礎，結合二維條碼或RFID技術，實現對檔案的規范管理及協同應用。

2.協同辦公部分

該部分的主要目的是實現組織內部的協同及無紙化辦公。

（1）在線溝通

分為：即時交流、在線調查、員工論壇三個功能

作為組織內的員工間涉及工作方面的交流平臺，結合了電話、郵件、qq、msn等主要溝通功能，不僅規范了組織內部的工作溝通行為，同時還能協同員工的溝通內容，，使組織管理更加即時方便快捷。  

（2）公共信息

作為一個功能，內容可細分為組織新聞、通知、規章、知識

作為組織文化展示的共享平臺，實示展現組織的各種信息、資訊。信息的發布經過相應的審批流程，同時還可以確定信息的接收范圍，在共享組織公共信息資源的同時，做到對這些信息的可控性、可操作性。除了體現出信息共享的作用，還為組織的知識積累提供了一個有效的管理工具。  

（3）個人辦公

分為：待辦事項、待閱信息、日程、日記/計劃、通訊錄、我的建議、個人短語/相冊/收藏等主要功能

組織內的任何一個員工，都可以通過此平臺，辦理屬于自己的辦公事務；完善的主動提醒功能，隨時提醒自己需要辦理的各種事務；豐富的個性化功能，為展現個人的風采提供了平臺。  

（4）行政辦公

分為：會議管理、車輛管理、資產管理等三個功能

以工作流為基礎，將組織內涉及到行政辦公的事務集中起來，實現網絡協同及無紙化辦公，不僅規范了組織內的行政管理方法、提高了管理水平，同時還實現了“事找人”的主動提醒辦公，減少因人為因素而出現不必要的遺漏。

3.檔案管理部分

檔案管理的核心功能，實現對物理及電子檔案的一體化管理，以下所有功能，都可以分為物理檔案及電子檔案兩個部分，即可以兩者同時使用，也可以分別使用。

（1）借閱導航

為初次進行檔案借閱的人提供的借閱向導，幫助不熟悉的用戶理解借閱過程。

（2）內部借閱

分為：快速借閱、借閱申請、我的檔案柜

快速借閱，針對有檔案借閱權限的用戶，提供的快速查看電子檔案，該功能需要電子化檔案的支持，借閱過程不需要管理員審批，借閱記錄自動生成；

借閱申請，需要詳細查看的檔案，無論是電子還是實物的，需要通過該功能進行申請，得到審批后才可以看到檔案；

我的檔案柜，記錄所有個人的檔案借閱記錄。

（3）外部借閱

分為：借閱申請，檔案查閱、借閱記錄

主要為非組織內人員借閱查看檔案設計的功能，外部人員先到組織的接待處提出借閱申請，由接待人員通過系統提交申請書，并填寫外來借閱人基本信息，系統同時生成隨機檔案查閱密碼；

檔案查閱，當外部人員的借閱申請獲得審批后，借閱人員根據獲得的隨機檔案查閱密碼在指定的設備上（如接待處的某pc機上）、指定的時間內查閱，過期自動終止借閱；

借閱記錄，外部人員的檔案借閱記錄留存；

說明：該功能也可以將外來借閱擴展到互聯網上，借閱人員通過互聯網自行提交借閱申請，然后通過互聯網在指定的時間內查看所借閱的檔案。

（4）借閱管理

分為：借閱登記、借閱審批、借閱歸還、歷史借閱

借閱登記，針對沒有條件進行申請的用戶，直接到檔案存放處借閱的，直接進行借閱登記；

借閱審批，通過系統提交的借閱申請，都在此處進行審批，如果是實物檔案的借閱，還需要在此處進行領檔登記，領檔登記可以結合二維條碼，直接掃描識讀，無需人工輸入；

借閱歸還，如果是電子檔案，借閱到期后自動歸還，如果是實物檔案，在此處進行歸還登記，可以結合二維條碼，直接掃描；

歷史借閱，所有借閱過程記錄的查詢留存。

（5）檔案管理

該部分功能主要為檔案管理人員使用，分為：檔案登記、檔案查詢、檔案管理、檔案統計、檔案清查、條碼打印、檔案分類

檔案登記：即檔案入庫，將歸檔的檔案導入到系統中（僅檔案核心信息列表，即表單部分），可以單條錄入，也可以批量導入。同時，指定電子檔案的目錄及對應圖象位置（文件位置），指定物理檔案存放的位置（檔案柜位置）；

檔案查詢/管理：可以查詢、更新、或維護檔案信息，此功能針對檔案管理人員，因此查詢時不受權限控制；

檔案統計：根據自定義的統計條件（檔案列表表單中有的信息）以圖表的方式統計出需要的數據，可以獲得統計結果的明細，并導出其它格式的數據（如excel）

檔案清查：結合二維條碼，與pda掌上識讀設備，工作人員先到檔案館掃描現存的所有檔案，再將數據導入到系統中進行比對，給出清查結果（是否在庫、是否被借出、是否缺失）；

條碼打印：系統自動生成指定檔案的二維條碼，并可以通過專用條碼打印機打印出條碼（二維條碼用于粘貼至物理檔案上，代替手工抄寫，便于借閱、清查時快速掃描）；

檔案分類：定義檔案的分類屬性，包括名稱、代碼、借閱默認時長、詳細表單內容、查詢及列表上可顯示的字段、生成的二維條碼所包含的內容等（可包含中文信息）。

（6）權限設置

主要是對檔案的借閱權限進行管理設定，詳細可以參考《精確權限設計》中的說明。

4.權限設計

權限控制的四個主要對象：借閱人、單個檔案、、借閱人部門、分類檔案。其中前兩個對象為個體權限，后兩個對象為公共權限。當借閱人針對檔案發出借閱請求時，系統首先判斷個體權限，然后再判斷公共權限。具體實現過程如下：

（1）個體權限：判斷被借閱檔案是否有限制

檔案有限制時，再判斷當前借閱人是否有權限查看，無權立即終止借閱流程，有權即完成借閱流程——實現借閱；

檔案無限制時，進入第2步。

（2）公共權限：判斷被借閱檔案所屬分類是否指定了借閱人

所屬分類指定了借閱人的，再判斷當前借閱人是否有分類權限，無權進入第3步，有權即完成借閱流程——實現借閱；

所屬分類未指定借閱人的，進入第3步。

（3）公共權限：判斷被借閱檔案所屬分類是否指定了借閱部門

所屬部門指定了借閱部門的，再判斷當前借閱人所屬部門是否有分類權限，無權立即終止借閱流程，有權即完成借閱流程——實現借閱；

所屬部門未指定借閱部門的，立即終止借閱流程。

需要強調的是，上述權限控制為嚴格控制方式，即單個檔案或檔案分類未設置權限時，所有人均無權借閱，即“未指定權限不可借閱”，系統可以調整權限控制方式為一般控制方式，一般控制方式為“未指定權限均可借閱”。同時，默認情況下，部門對分類檔案的借閱權限，大于個人對分類檔案的借閱權限，即借閱人對分類檔案無權限但借閱人所屬部門對分類檔案有權限，就可以借閱，此處也可以通過系統進行調整。即調整為借閱人對分類檔案無權限時，就立即終止借閱流程。

通過以上的權限設定，不僅可以做到對系統內的每一個借閱人、每一卷檔案進行精確控制，也可以做到對檔案權限的批量控制（分類檔案針對的部門）。